Nội dung tóm tắt
1. Những thông tin cơ bản về dự thầu, đấu thầu
1.1. Hồ sơ dự thầu là gì?
Hồ sơ dự thầu là loại hồ sơ chuyên biệt dùng để tham gia đấu thầu dự án, thường là dự án xây dựng, là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.
1.2. Hồ sơ đấu thầu (chào thầu) là gì?
Theo văn bản luật pháp, Luật đấu thầu được ban hành năm 2013. Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hóa hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, mua sắm, lắp đặt. Việc lựa chọn nhà đầu tư ký kết các dự án theo hình thức đối tác, đầu tư và sử dụng các tài sản sẽ dựa trên quan điểm đề cao tính minh bạch và hiệu quả kinh tế cũng như tính cạnh tranh lành mạnh.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay xuất hiện rất nhiều tổ chức, công ty cạnh tranh không lành mạnh. Cho nên đấu thầu chính là hình thức cạnh tranh văn minh, lịch sự dựa trên những căn cứ về mặt pháp lí và lợi ích hai bên. Bất kỳ doanh nghiệp trong hay ngoài nước đang hoạt động trong ngành nghề, lịch vực nào thì đều cũng có thể tham gia đấu thầu, không giới hạn ở những công ty chuyên về thi công xây dựng.
1.3. Phân loại hình thức đấu thầu
Bao gồm 2 loại:
Loại 1: Đấu thầu có sự dụng ngân sách nhà nước được thực hiện theo Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 ban hành năm 2013.
Loại 2: Đấu thầu tư nhân, các bên mời thầu sẽ có quyền chọn lựa theo toàn bộ yêu cầu trong Luật đấu thầu hoặc dựa trên đặc điểm, tính chất doanh nghiệp của bản thân.
Trong đấu thầu, không bỏ qua bước xây dựng hồ sơ nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có mong muốn dự thầu bộc lộ năng lực, khẳng định nguồn lực cũng như tiềm năng bản thân. Bên mời thầu cũng có thể dễ dàng cân nhắc hơn khi đứng trước nhiều lựa chọn.
2. Hồ sơ đấu thầu bao gồm những gì?
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể về những loại tài liệu cụ thể cũng như số lượng tài liệu trong hồ sơ dự thầu. Theo quy định hiện hành, hồ sơ dự thầu sẽ được nhà thầu, nhà đầu tư lập trên cơ sở hồ sơ mời thầu, hồ sơ đề xuất. Do đó, tùy thuộc vào từng lĩnh vực và yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ đề xuất mà hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm những tài liệu khác nhau. Pháp luật hiện hành quy định về những giấy tờ cơ bản trong hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của từng gói thầu trong các lĩnh vực khác nhau. Cụ thể:
2.1. Đối với các gói thầu xây lắp
Theo hướng dẫn về việc lập hồ sơ mời thầu xây lắp quy định tại Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT, các giấy tờ cần có trong hồ sơ dự thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị gồm:
– Đơn dự thầu (theo mẫu);
– Thỏa thuận liên danh, nếu đây là trường hợp nhà thầu liên danh (theo mẫu);
– Bảo đảm dự thầu theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
– Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
– Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người sẽ ký vào đơn dự thầu theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
– Các tài liệu, chứng cứ để chứng minh năng lực cũng như kinh nghiệm của nhà thầu theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
– Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
– Đề xuất về giá và các bảng biểu được ghi đầy đủ thông tin theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
– Đề xuất phương án kỹ thuật thay thế trong hồ sơ dự thầu theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
– Các tài liệu khác theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bảng dữ liệu đấu thầu.
2.2. Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa
Quy định về các tài liệu cần thiết trong hồ sơ dự thầu được xác định theo nội dung yêu cầu trong hồ sơ mời thầu của gói thầu về mua sắm hàng hóa.
Cụ thể, căn cứ theo quy định tại Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT, các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa cũng được thực hiện như gói thầu xây lắp nêu trên.
2.3. Đối với gói thầu về dịch vụ tư vấn
Căn cứ Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT có thể xác định, hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn sẽ bao gồm: Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính. Trong đó:
– Hồ sơ đề xuất kỹ thuật gồm:
+ Đơn dự thầu (theo mẫu);
+ Văn bản thỏa thuận liên danh nếu có (theo mẫu)
+ Giấy ủy quyền ký đơn dự thầu (theo mẫu);
+ Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu; Tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu theo quy định tại hồ sơ mời quan tâm;
+ Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu của nhà thầu;
+ Các thành phần khác thuộc hồ sơ để xuất kỹ thuật;
+ Nội dung khác được nêu tại Bảng dữ liệu đấu thầu.
– Hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ:
+ Đơn dự thầu (theo mẫu);
+ Văn bản tổng hợp chi phí thực hiện gói thầu;
+ Thù lao cho chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu;
+ Nội dung bảng phân tích các chi phí thù lao cho chuyên gia (nếu có);
+ các thành phần khác thuộc hồ sơ đề xuất tài chính.
2.4. Đối với các gói thầu dịch vụ phi tư vấn
Căn cứ Mục 12 Chương I Phần thứ nhất Thông tư 14/2016/TT-BKHĐT thì hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn cũng được thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhưng về cơ bản, cũng bao gồm những giấy tờ trong hồ sơ dự thầu của gói thầu xây lắp.
2.5. Đối với các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư
Đối với các loại hình dự án này, nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ sự thầu theo nội dung quy định cụ thể của hồ sơ mời thầu, tuy nhiên, căn cứ theo Thông tư 09/2021/TT-BKHĐT, hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính- thương mại. Trong đó:
– Hồ sơ đề xuất kỹ thuật gồm:
+ Đơn dự thầu đề xuất về kỹ thuật (theo mẫu);
+ Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký đơn dự thầu theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
+Thỏa thuận liên danh (đối với nhà đầu tư liên danh) theo Mẫu quy định tại hồ sơ mời thầu;
+Bảo đảm dự thầu theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
+ Tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm của nhà đầu tư theo quy định tại hồ sơ mời thầu;
+Đề xuất về kỹ thuật theo quy định tại hồ sơ mời thầu.
– Hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ chủ yếu như:
+ Đơn dự thầu đề xuất tài chính – thương mại (theo mẫu) ;
+ Đề xuất về tài chính đối với gói thầu và các Bảng biểu thông tin đấy đủ theo quy định của hồ sơ mời thầu.
3. Các bước làm hồ sơ đấu thầu?
Để có thể tạo hồ sơ thầu đảm bảo, chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu và tránh những sai sót không đáng có chúng ta cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đọc kỹ hồ sơ mời thầu để nắm rõ những yêu cầu của hồ sơ mời thầu để làm căn cứ lập hồ sơ dự thầu. Việc đọc giúp chúng ta nắm rõ những yêu cầu về năng lực, tài chính, kinh nghiệm mà chủ đầu tư đề ra từ đó lập hồ sơ dự thầu đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đó.
- Bước 2: Làm y nguyên các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu. Đối với bước này, lưu ý không được sót biểu mẫu nào nếu thiếu sót hay làm sai các biểu mẫu thì hồ sơ dự thầu sẽ bị loại.
- Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu. Một hồ sơ dự thầu thường có 3 phần: Năng lực (Năng lực dành cho gói thầu & năng lực công ty) + Biện pháp thi công + Giá dự thầu.
- Phần năng lực công ty
Cung cấp các văn bản của công ty đã có sẵn đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu đã đưa ra như:
– Đăng ký kinh doanh (phô tô công chứng) theo quy định không quá 6 tháng.
– Đăng ký mẫu dấu.
– Các hợp đồng tương tự đã thực hiện.
– Báo cáo tài chính có xác nhận cơ quan thuế, hoặc báo cáo tài chính được kiểm toán càng tốt.
– Danh sách cán bộ thực hiện gói thầu dự kiến.
– Tùy theo yêu cầu sẽ có nhiều nội dung cụ thể khác.
- Phần biện pháp thi công
Nhà thầu, nhà đầu tư khi đọc hồ sơ mời thầu cần nắm rõ các yêu cầu và viết chi tiết biện pháp thi công, bản vẽ biện pháp thi công đảm bảo tốt nhất đáp ứng yêu cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu.
- Phần giá dự thầu
Đây là phần khá quan trọng vì nó là điều kiện để nhà thầu, nhà đầu tư có thể thắng thầu hay không. Khi các tiêu chí điểm về kỹ thuật đạt thì giá dự thầu sẽ được tổ chuyên gia căn cứ để đưa ra ý kiến lựa chọn nhà thầu chính vì vậy lập giá dự thầu phải căn cứ mọi yếu tố để làm cho giá hợp lý nhất.
4. Chi phí làm hồ sơ đấu thầu
Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 9 – Nghị định số 63/2014/NĐ-CP quy định về chi phí trong quá trình lựa chọn nhà thầu cụ thể như sau:
“3. Chi phí lập, thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu:a) Chi phí lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được tính bằng 0,1% giá gói thầu nhưng tối thiểu là 1.000.000 đồng và tối đa là 50.000.000 đồng;
b) Chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được tính bằng 0,05% giá gói thầu nhưng tối thiểu là 1.000.000 đồng và tối đa là 50.000.000 đồng.”
Theo quy định trên thì định mức chi phí lập hồ sơ mời thầu sẽ là 0,1% giá gói thầu. Do đó, mức phí cao hay thấp sẽ phụ thuộc vào giá gói thầu, nhưng phải đảm bảo không thấp hơn 1.000.000 đồng và không vượt quá 50.000.000 đồng.
5. Ngoài chi phí lập hồ sơ mời thầu, nhà thầu cần nộp thêm chi phí nào?
Bên cạnh chi phí lập hồ sơ mời thầu thì các loại chi phí khác liên quan đến đấu thầu cũng rất được quan tâm:
+ Chi phí đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển được tính bằng 0,05% giá gói thầu nhưng tối thiểu là 1.000.000 dồng và tối đa là 30.000.000 đồng; chi phí đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ dề xuất được tính bằng 0,1% giá gói thầu nhưng tối thiểu là 1.000.000 đồng và tối đa là 50.000.000 đồng.
+ Chi phí thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu kể cả trường hợp không lựa chọn được nhà thầu được tính bằng 0,05% giá gói thầu nhưng tối thiểu là 1.000.000 đồng và tối đa là 50.000.000 đồng.
+ Chi phí cho Hội đồng tư vấn giải quyết kiến nghị của nhà thầu về kết quả lựa chọn nhà thầu là 0,02% giá dự thầu của nhà thầu có kiến nghị nhưng tối thiểu là 1.000.000 đồng và tối đa là 50.000.000 đồng. Chi phí đăng tải thông tin về đấu thầu, chi phí tham gia hệ thống thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính.
+ Căn cứ theo quy định trên
thì dựa vào quy mô, tính chất của gói thầu, chủ đầu tư quyết định mức giá bán một bộ hồ sơ mời thầu và chịu sự hạn mức trong phạm vi được tính bằng 0,1% giá gói thầu nhưng tối thiểu là 1.000.000 đồng và tối đa là 50.000.000 đồng.
+ Chi phí quy định tại các khoản 2, 3, 4, 5 và 6 nêu trên áp dụng đối với trường hợp chủ đầu tư, bên mời thầu trực tiếp thực hiện; đối với trường hợp thuê tư vấn đấu thầu để thực hiện các công việc nêu tại các khoản 2, 3, 4, 5 và 6 nêu trên việc xác định chi phí dựa trên các nội dung và phạm vi công việc, thời gian thực hiện, năng lực kinh nghiệm của chuyên gia tư vấn và các yếu tố khác.
6. Đơn vị làm hồ sơ dự thầu uy tín và chuyên nghiệp
Việc xây dựng thương hiệu rất quan trọng đối với doanh nghiệp, nó khẳng định giá trị, uy tín và tính chuyên nghiệp cho mỗi doanh nghiệp. F99 Design là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế Hồ sơ năng lực dự thầu công trình, dự án. Với ưu thế đội ngũ Design tốt nghiệp đồ họa chính quy F99 Design đã đồng hành với hơn 9.000 khách hàng tại khắp các tỉnh thành và các thành phố tại Hà Nội & TP. HCM
Nguồn: F99 Design
Nguồn: F99 Design
Nguồn: F99 Design
Nguồn: F99 Design
Xem thêm: Các mẫu hồ sơ năng lực dự thầu tại đây!
Chúng tôi cam kết hồ sơ đẹp, chuyên nghiệp trúng thầu cao. Chúng tôi có kinh nghiệm làm thầu nhiều dự án lớn tất cả các lĩnh vực: Thiết kế hồ sơ năng lực dự thầu, đấu thầu, Profile công ty, Thiết kế Logo, Bao bì sản phẩm, Bộ nhận diện thương hiệu… Bàn giao file gốc, PDF in ấn, PDF file nhẹ gửi mail, file ảnh từng tranh JPG, Font chữ, Link ảnh sử dụng trong thiết kế. F99 Design tạo điều kiện chỉnh sửa không giới hạn và làm đến khi khách hàng hài lòng mới bàn giao.
7. Những lưu ý khi làm hồ sơ đấu thầu?
- Kiểm tra kỹ Hồ sơ mời thầu đã đầy đủ thông tin cho 1 bản dự thầu chính xác chưa, có phần nào chưa hợp lý hay chưa hiểu rõ hay không, nếu có vấn đề phải ngay lập tức gửi công văn đến bên mời thầu đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu.
- Làm y nguyên không được thay đổi nội dung, hình thức của các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu, không được làm thiếu một biểu mẫu nào mà hồ sơ mời thầu yêu cầu phải có.
- Lập đơn giá dự thầu đảm bảo đưa ra giá dự thầu hợp lý nhất trên cơ sở nghiên cứu kĩ lưỡng, hợp lý.
- Sau khi hoàn chỉnh hồ sơ dự thầu cần kiểm tra kĩ lại trước khi mang nộp để đảm bảo không còn sai sót gì. Quan trọng hơn hết là phải chú ý đến các yêu cầu về bảo mật hồ sơ dự thầu.
Trên đây là những chia sẻ của F99 Design về Quy trình các bước làm hồ sơ đấu thầu hiệu quả để bạn đọc tham khảo. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề nêu trên hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ thiết kế hồ sơ năng lực dự thầu của chúng tôi thì hãy liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất
